Capsule CRM: recensione CRM economico, efficace e in white label

Capsule CRM in breve

Capsule CRM è un software inglese focalizzato sulla vendita.

È altamente consigliabile per la sua semplicità di utilizzo ed adozione, è facile da personalizzare, può essere brandizzato per la vostra azienda (o quella dei vostri clienti) ed ha alcune funzionalità di automazione (tracks) che permettono un’ottima implementazione e controllo dei processi.

Inoltre, la maggior parte delle funzionalità sono disponibili per tutti i piani a pagamento ed il prezzo ad utente è contenuto (massimo gbp 36 mensili ad utente per il piano Enterprise), con app mobili incluse.

Gestione Contatti

La gestione dei contatti di Capsule CRM è intuitiva ed efficace e non ha nulla da invidiare ad altri CRM di fascia più alta: le importazioni sono possibili da formati foglio di lavoro (google sheets, excel etc.), da CSV, da Outlook o Gmail, o con tutti gli altri formati di importazione classici.

Nel piano Enterprise, Capsule mette a disposizione anche un supporto diretto per l’importazione (la fanno insieme a voi), cosa che ha del tutto senso considerando che chi acquista il piano più alto della loro offerta avrà probabilmente necessità di migrare molte liste di contatti articolate in attributi e relazioni complesse.

Il punto di forza della gestione contatti di Capsule CRM risiede nella ricerca delle informazioni e nell’arricchimento delle schede contatto. L’obiettivo dichiarato di Capsule è infatti di minimizzare le attività manuali di data entry e ci riescono più che discretamente.

Grazie alle molte integrazioni, che capsule chiama AddOn, è possibile aggiungere alla scheda contatto tutti i ticket di supporto, le fatture e molti altri tipi di dato in nostro possesso ma presenti su piattaforme esterne.

Allo stesso modo è possibile importare nelle schede dei contatti i dati pubblici presenti sulle maggiori piattaforme social.

Per quanto riguarda la ricerca di informazioni nel CRM, è gestita con una singola barra di ricerca intelligente, che esegue la ricerca all’interno di tutti i campi standard, i campi personalizzati, le tag e ogni dato presente nel vostro database di Capsule.

Più dettagli sono disponibili sul sito di Capsule CRM.

Task e Calendari

Anche in questo caso, le funzioni di gestione task e calendari di Capsule CRM non hanno nulla da invidiare ad alcun competitor. Potete integrare i calendari Google, Apple e Microsoft (ma questi ultimi solo dalle versioni 2017 in poi) per sincronizzare nei vostri calendari personali le attività e gli impegni di lavoro.

Capsule permette di creare task di vario tipo, le più comuni sono già create (appuntamento, riunione, chiamata, invio documenti, scadenza etc.), ma è anche possibile creare nuove categorie di task.

Le task possono essere ricorrenti ogni giorno, ogni settimana o ogni mese, ed è possibile ricevere dei promemoria via email per ciascuna oppure impostare un promemoria giornaliero con tutte le attività del giorno.

Tutte le proprie task possono essere visualizzate anche in una vista calendario, e secondo il livello di autorizzazione disponibile è possibile vedere i calendari degli altri utenti del proprio team.

Più informazioni sulle funzioni di pianificazione di Capsule CRM sul loro sito.

Automazione task CRM

La funzione che però ci sembra più interessante per la sezione task e calendari è quella che Capsule CRM definisce tracks. In poche parole si tratta di modelli di task sequenziali che vengono generate in automatico. A nostro avviso questa funzione è molto interessante perchè:

• Permette alle aziende di implementare i propri processi di vendita rigorosamente
• È offerta da Capsule CRM su tutti i piani, anche quello gratuito, con un numero illimitato di tracks

Facciamo un esempio pratico per capire l’utilità di questa funzione:

Immaginiamo che il vostro processo di vendita richieda un primo contatto del prospect su linkedin, una mail dopo 3 giorni e una chiamata a 3 giorni dalla mail. Tramite le tracks potrete impostare queste azioni come un’automazione in cui ogni task successiva viene automaticamente calendarizzata se quella precedente rispetta certe condizioni. 

Non appena il venditore avrà creato una task del tipo, per esempio, contatto linkedin, con stato negativo, allora una nuova task email sarà automaticamente creata per lui 3 giorni, e così via secondo le regole del vostro processo di vendita. 

Come vedete, la funzione Tracks di Capsule CRM vi permetterà:

• maggiore aderenza ai processi aziendali
• un maggiore livello di misurazione e controllo del processo stesso e dei venditori
• maggiore velocità di onboarding dei nuovi venditori, per i quali ridurrete il margine di errore nelle prime settimane in azienda

Capsule CRM: Strumenti di vendita

Essendo principalmente un CRM pensato per le vendite, Capsule mette a disposizione diversi strumenti pronti all’uso per mappare i vostri processi di vendita, individuare i colli di bottiglia, analizzare le performance del vostro processo e prendere decisione informate per correggere il tiro.

Dal punto di vista operativo la pipeline di vendita di Capsule CRM è organizzata in modalità Kanban: una volta definiti i passaggi del processo (i.e. primo contatto, incontro, preventivo, vendita), il vostro operatore potrà trascinare un contatto da uno stadio all’altro al momento opportuno. Le opportunità sono filtrabili per stato, per tag, per milestone e per diversi altri criteri.

Per quanto riguarda la visione aziendale, Capsule offre un’ottima dashboard delle vendite in cui vengono riassume le opportunità e il loro valore, in modo che l’azienda possa sapere in ogni momento quanto fatturato potenziale ha ‘in pancia’, le previsioni di vendita, basate sullo storico di chiusura di tutti i venditori coinvolti.

L’analisi dei dati è molto granulare e potrete filtrare e confrontare set di dati globalmente, per team, per milestone, per periodo o per singolo venditore in ogni report. Al livello venditore, è possibile visualizzare le attività completate da ciascun utente col dettaglio del tipo di attività e queste tipologie di attività sono personalizzabili per permettervi di personalizzare al massimo la vostra esperienza con Capsule.

Capsule CRM è inoltre un sistema molto aperto: tutti i dati dei report possono possono essere esportati in formato excel o sincronizzati direttamente con Google Data Studio, per incrociarli con altre fonti di dati e realizzare modellazioni più complesse.

Oltre a questo Capsule offre più di dieci modelli di rapporto, oltre alla possibilità di creare e salvare i propri modelli. Tra i modelli di rapporto più interessanti menzioniamo:

Opportunità vinte Vs perse: quante opportunità sono vinte e quante perse dall’azienda, da un team o da un singolo nel periodo scelto? E rispetto al periodo precedente?

Cali di conversione: in quale passaggio del processo l’azienda, un team o un singolo perde efficacia nel periodo scelto? E rispetto al periodo precedente?

Tempo medio di chiusura: in quanto tempo viene mediamente chiuso un contratto dall’azienda, da un team o da un singolo? E rispetto al periodo precedente?

Valore medio vendite: quant’è il valore medio di un contratto chiusa dall’azienda, da un team o da un singolo perde efficacia nel periodo scelto? E rispetto al periodo precedente?

Motivo perdita delle opportunità: una volta personalizzati i motivi per cui viene segnalata come persa un’opportunità (i.e. offerta troppo cara, non interessati, attività posticipata etc..) sarà possibile vedere a colpo d’occhio perchè si perdono opportunità a livello globale, di team e di singolo venditore, sia nel periodo scelto che in quello precedente.

Qui sono disponibili più informazioni sulle pipeline di vendita di Capsule CRM.

Sicurezza e Permessi

Anche per quanto riguarda la parte di permessi d’accesso e sicurezza, Capsule CRM permette di gestire le funzionalità ormai affermate come standard industriali in modo semplice e quasi senza codice. Sarà possibile attivare:

• Autenticazione a 2 fattori tramite cellulare
• Accesso con credenziali Microsoft 365 o Google Workspace
• Definire i privilegi dei ruoli d’accesso, per limitare la visibilità e la possibilità di aggiornamento di specifici campi è possibile assegnare agli utenti uno dei 3 ruoli disponibili.
• Ripristinare i dati cancellati negli ultimi 30gg (possibile solo per l’amministratore del sistema)

Personalizzare Capsule CRM

Di seguito forniamo una lista esaustiva al momento in cui scriviamo di tutti gli aspetti che e le funzioni che è possibile personalizzare in Capsule CRM (anche se alcune opzioni non sono disponibili per tutti i piani), prima però un’informazione particolarmente importante se ad esempio gestite un agenzia.

Capsule CRM è un CRM in White Label?

Per White Labelling si intende la possibilità di brandizzare un software con il proprio logo ed i propri asset grafici (o quelli dei propri clienti). Con Capsule potrete farlo, personalizando pagina di login, logo e colori dell’interfaccia.

In Capsule CRM è possibile personalizzare:

• I campi delle schede contatto
• Sincronizzazione con le proprie caselle email, per gestire la posta in ingresso ed in uscita dal CRM
• Gli stadi della pipeline di vendita
• Le tipologie di attività (task)
• Le ragioni di perdita di un’opportunità
• Tag dei contatti
• Filtri di ricerca per le liste contatti

App mobile e integrazioni

Dulcis in fundo, Capsule è dotata di app gratuite per Android ed iOS che permettono un’operatività identica per i vostri commerciali anche in mobilità dal proprio telefono.

Questo CRM dispone inoltre di un’ottimo ventaglio d integrazione con le piattaforme più comuni, permettendovi di sfruttare al meglio l’intelligenza del dato organizzata nel CRM.

Con quali software si integra Capsule CRM:

Ecco la lista aggiornata delle integrazioni disponibili al momento in cui scriviamo:

Strumenti di Vendita

• NiftyQuoter
• WebMerge
• Quotient
• Better Proposals
• Tidi Build
• Signable

Supporto Clienti

• Akita
• Zendesk
• Help Scout
• Support Bee
• Enchant

Email Marketing

• Mailchimp
• Mad Mini
• MPZ Mail

Google

• Workspace single sign on
• Google COntacts
• Gmail
• Google Data Studio
• Google Calendar

Piattaforme di integrazione

• Zapier
• Microsoft Flow
• Flow XO
• Cyclr
• Integromat
• LeadsBridge
• Automate.io
• Zoho Flow
• Flow.ly
• Cin7
• Dear Systems

Fatturazione e contabilità

• QuickBooks Online
• Xero
• FreshBooks
• FreeAgent
• KashFlow
• Sage Business Cloud Accounting (UK)

Gestione del tempo

• Toggl
• Clockify
• TidyWork

Microsoft

• MIcrosoft 365 single sign on
• Microsoft Outlook
• Microsoft Outlook Calendar
• Microsoft Flow

Servizi di Migrazione

• Trujay

Gestione Progetto

• Tidy Enterprise

Telefonia e VoIP

• CircleLoop
• Kixie
• Invoco
• Yay

Chat

• Userlike
• REVE caht

Moduli contatto

• Wufoo forms
• Ninjaforms
• Gravity Forms

Quanto costa Capsule CRM:

Anche in termini di prezzo, Capsule CRM ha uno schema semplice ed intuitivo: un piano freemium)massimo 2 utenti e 250 contatti) e 3 piani a pagamento, il prezzo di ciascun piano è calcolato ad utente in sterline.

Freemium: gratis, con un limite di 250 contatti. Attivabile qui

Professional: EUR 15 per utente al mese

Teams:  EUR per utente al mese

Enterprise: EUR 49 per utente al mese

Capsule CRM: tutte le funzioni piano per piano